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» Il Manuale di Conservazione

E’ un documento che con l’entrata in vigore delle nuove regole tecniche diverrà obbligatorio e la cui redazione, tenuta ed aggiornamento è a carico del Responsabile della Conservazione.

Il Manuale di Conservazione deve illustrare nel dettaglio, con riferimento al processo di conservazione sostitutiva, l’organizzazione, i soggetti coinvolti ed i relativi ruoli, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate ed ogni altra informazione utile alla gestione ed alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione.

In sintesi i contenuti minimi del manuale di Conservazione devono essere i seguenti:

  • Dati del Responsabile della Conservazione e di eventuali delegati (con la cronologia degli incarichi affidati a diversi soggetti nel tempo);
  • Struttura organizzativa con identificazione dei ruoli e delle responsabilità;
  • Definizione delle procedure di formazione, gestione e conservazione dei documenti;
  • Modalità di esibizione dei documenti;
  • Descrizione del sistema di conservazione;
  • Misure di sicurezza;
  • Registri (verifiche, comunicazioni, ecc.);
  • Allegati.
Un valido Manuale di Conservazione deve possedere i seguenti requisiti:
  • Flessibile e periodicamente aggiornato
  • Essenziale, chiaro e completo
  • Utilizzo di allegati specifici
Conservazione Sostitutiva
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