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» Gestione del Ciclo Passivo

In questa fase controlliamo la correttezza formale e sostanziale (conformità agli ordini d’acquisto) delle fatture passive ricevute dai fornitori, procedendo alla loro registrazione contabile.

Per le imprese che voglio accentuare l’esternalizzazione della loro funzione amministrativa, possiamo assumere in gestione l’Ufficio Acquisti. In questo caso, l’impresa cliente predispone gli ordini di acquisto utilizzando un apposito software da noi progettato. Tali ordini ci vengono trasmessi telematicamente e raggruppati per tipologia e priorità d’acquisto (ciò avviene in automatico attraverso un’apposita funzione del programma) per la successiva fase di lavorazione.

Una volta ricevuto l’ordine ricercheremo nell’Albo Fornitori, da noi tenuto e costantemente aggiornato attraverso apposite ricerche di mercato, quelli che offrono le migliori condizioni d’acquisto compatibilmente con le esigenze indicate nell’ordine (luogo di consegna, dilazioni di pagamento richieste, tempi della fornitura, ecc.). Funzionale alla miglior gestione dell’Ufficio Acquisti è la tenuta dell’Albo Fornitori nel quale, all’inizio, verranno inseriti i fornitori abituali segnalatici dallo stesso cliente che si avvale del servizio. Successivamente tale Albo verrà da noi implementato attraverso apposite ricerche di mercato volte a verificare l’esistenza di aziende, anche estere, disposte a praticare condizioni di mercato più favorevoli, a parità di qualità del prodotto offerto. Ogni fornitore, inoltre, verrà costantemente monitorato (anche attraverso visure camerali) al fine di verificare periodicamente l'opportunità della sua permanenza nell’Albo in base a determinati parametri (qualità dei prodotti o servizi offerti, avvio o rischio di procedure concorsuali, soddisfazione o lamentele delle imprese clienti, tempi e modalità di consegna dei beni ordinati, ecc.).

Infine, possiamo gestire direttamente i pagamenti a mezzo del servizio di Internet Banking effettuando i bonifici bancari su autorizzazione delle imprese clienti. Per fare ciò, teniamo uno scadenzario utilizzando un nostro software al quale le imprese clienti potranno accedere con collegamento in remoto.

Almeno cinque giorni prima della scadenza, l’impresa cliente ci comunicherà l’ordine di pagamento per la successiva esecuzione telematica.

La nostra articolazione in outsourcing del ciclo passivo può essere riassunta nei seguenti punti:

  • Gestione Ufficio Acquisti
  • Tenuta Albo Fornitori
  • Verifica e contabilizzazione fatture passive
  • Gestione del debito
  • Predisposizione scadenzario pagamenti
  • Pagamento dei fornitori attraverso il servizio di Internet Banking
  • Elaborazioni statistiche e report utili per definire le previsioni di tesoreria e la posizione finanziaria
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